竞争性谈判是《**采购法》规定的采购方式之一，在**采购实践中被得到广泛应用。实施**采购竞争性谈判，最关键的是根据谈判需要编制竞争性谈判文件。竞争性谈判文件是采购人或采购代理机构在实施竞争性谈判过程时所使用的书面法律文件，主要用来阐明谈判采购项目的具体情况，告知参加谈判的供应商谈判的原则、程序、原则和谈判注意事项以及应达到的有关要求。按照实施竞争性谈判的需要，竞争性谈判文件应包括两个基本要素和六个组成部分。
竞争性谈判文件的基本要素
竞争性谈判文件中必须包含两个基本要素，一是对采购项目基本情况的阐述；二是对谈判活动组织要求的规定。
在对采购项目基本情况的阐述中，必须详细介绍经过谈判所要采购项目的基本情况，让参加谈判的所有供应商都能全面、充分地了解项目的基本情况，以便更好地制定谈判策略并参加谈判。采购项目的基本情况主要包括项目的采购方案和项目具体内容、技术要求、服务标准以及项目所涉及的设备、服务采购清单等，这部分内容主要依据是采购人提交的项目资料以及采购机构经过对其分析、论证后形成的最终采购方案。
对谈判活动组织要求的规定，主要是告知参加谈判的供应商谈判的原则、程序、方式和具体要求，包括参加谈判应具备的资格条件，竞争性谈判文件的组成部分，谈判响应文件的格式、编制、递交要求，参加谈判应注意事项，谈判活动的组织实施过程，确定成交的原则方法等。这部分内容主要是根据实施谈判活动的需要，对谈判活动的整个过程进行安排，提出要求，作出规定，让所有参加谈判的供应商都能准确了解谈判活动的有关程序和相关规定，明确作为谈判方应享受的权利及应该承担的责任和义务，以便更好地掌握谈判技巧，响应谈判方案，并按照要求编制、递交谈判响应文件，参加谈判。
这两个基本要素构成竞争性谈判文件的主要内容，是竞争性谈判文件的灵魂所在，不论是采购人，还是采购代理机构，只要实施竞争性谈判采购，就必须编制竞争性谈判文件，而无论竞争性谈判文件的形式、内容如何变化，这两个基本要素都是不可缺少的。实施竞争性谈判采购，编制竞争性谈判文件，只要抓住了这两个基本要素，就抓住了关键，其它问题就可以迎刃而解了。
竞争性谈判文件的组成部分
竞争性谈判文件包括两大基本要素，即项目具体情况和谈判活动组织实施要求。在编制竞争性谈判文件时，为了使竞争性谈判文件的要素齐全，界面清楚，结构严谨，内容完整，可以把这两大基本要素分成若干个部分，分开编写。在采购实践中，完整的竞争性谈判文件一般是由谈判邀请函、谈判供应商须知、合同格式及主要条款、谈判响应文件格式、谈判供应商资格证明文件、谈判项目内容和技术要求等六个部分组成。在结构和内容上，这六个部分相互关联，又自成一体，可以按照组织实施竞争性谈判的需要，分别载明各自不同的内容和要求。
（一）谈判邀请函
谈判邀请函或者称为谈判公告，主要是介绍谈判的原由、目的和项目的简明情况以及对参加谈判的供应商的资格条件，告知参加谈判的供应商获取竞争性谈判文件和谈判的方式以及递交谈判响应文件的地点、时间、联系方式、通讯地址等。在形式上，与招标公告（或投标邀请函）相近；在内容上，可以将上述要素表述成若干条款，主要包括：
实施谈判的原由、目的。在谈判邀请函中，必须首先明确采购项目名称，采购的目的，采购的方式，一般可表述为“受采购人委托，就其某个项目实施竞争性谈判采购，欢迎符合资格条件并具有相应能力的供应商参加谈判。”
项目简明情况。主要是说明所要采购项目的简要内容，一般只简明扼要地把项目名称和所包含的组成部分表述清楚即可，对项目的详细情况可提示参见谈判文件的相关章节内容。
谈判供应商的资格条件。在谈判邀请函中必须明确告知参加谈判的供应商必须具备的资格条件，应按照《**采购法》规定的供应商参加**采购活动所应具备的资格条件，并结合项目的具体情况，提出具体要求，一般包括基本资格和专业资格。基本资格是指企业成立必备的资格，主要是要求企业的各类**合法有效，并能提供原件；专业资格是针对项目的技术特点，要求提供有关资格、资质**，如设备经销、授权、代理资格，企业的技术人员应具备的资格、资质条件等。
时间地点。主要是说明获取谈判文件、递交谈判响应文件、谈判的日期、时间、地点、方式以及递交谈判响应文件的截止时间等。
联系地址。主要是把采购人、采购代理机构的通讯地址、联系人、联系方式等信息告知参加谈判的供应商。
（二）谈判供应商须知
谈判供应商须知主要是说明竞争性谈判文件的组成部分，解释竞争性谈判文件中的有关概念、涵义，对参加谈判的供应商的资格要求以及资格审查办法，澄清竞争性谈判文件和谈判响应文件的方法、程序，谈判响文件的内容和组成部分，对谈判响应文件的编制、装订、密封、标记、递交等要求作出规定，告知参加谈判的供应商谈判的具体时间、地点以及递交谈判响应文件的地点、时间、方式、程序和截止时间，对谈判响应文件的修改和撤回作出规定，对谈判及其评审的办法和程序、确定成交的原则和方式以及合同签订的原则、时间等作出规定。主要包括：
解释有关概念、含义。对采购人、采购代理机构、谈判组织机构、监管部门、谈判方（参加谈判的供应商）等作出定义，说明这些相关主体所指的机构或者部门。
解释竞争性谈判文件的有关内容。说明竞争性谈判文件的组成部分和各部分的主要内容，对谈判文件修改、澄清、补正、解释权和谈判供应商获取谈判文件的方式作出规定。
谈判供应商资格要求。对谈判邀请函中要求的资格条件作出进一步的解释和规定。
谈判保证金的规定。根据组织谈判的需要，可收取谈判供应商一定数额的保证金，以约束供应商参加谈判活动的行为。如果要收取谈判保证金，则需要对谈判保证金的交纳数额、方式和退还的方式、期限以及没收的情形作出具体规定。
谈判响应文件要求。供应商参加谈判，须向谈判组织机构递交类似于投标文件的响应文件，一般称其为谈判响应文件文件。根据谈判组织以及项目评审的需要，有必要对谈判响应文件和编制和递交作出统一要求，并对谈判响应文件的编制、递交、修改与撤回等事项作出规定。一是对谈判响应文件编制的规定，在谈判文件中要规定编制谈判响应文件所使用的语言、计量标准，谈判响应文件应包括的内容和组成部分，谈判响应文件的有效期以及未达到要求所应承担的责任；二是对谈判响应文件格式的规定，在谈判文件中要规定谈判响应文件的份数、式样、签署、密封、标记等；三是对谈判响应文件递交的规定，在谈判文件中要对谈判响应文件递交的时间以及递交以后的修改与撤回等作出明确规定。
谈判程序及其评审规定。主要是对谈判报价**的举行及其议程、谈判的组织程序、谈判小组的组成及其职责和职权范围、谈判的具体过程、评审的具体工作程序、谈判结果报告的编制等事项作出规定。
确定成交及其签订合同的规定。主要是对确定成交的原则和确定成交的程序、方法、相关责任以及签订合同的依据、期限、相关主体的责任和合同的特殊条款作出规定。
对有关费用的规定。供应商参加谈判活动，无论结果如何，都须自行承担与参加谈判活动有关的费用。因此，在谈判文件中，应明确规定参加谈判的供应商必须自行承担自身与谈判有关的各项费用，不得要求采购人或者谈判采购组织机构予以补偿。如果谈判组织机构需要收取成交服务费，也应事先作出规定和解释。
（三）合同格式及主要条款
合同格式及主要条款是向供应商提供成交以后所应签署的合同的基本格式，并针对项目的具体内容就其商务部分提出要求，同时对合同的主要条款作出明确规定。这个部分是对项目内容和质量技术、商务要求作进一步的说明，告知参加谈判的供应商必须达到的相关要求。主要包括：
合同总价款及其构成。合同价款是合同的重要内容，在构成上，必须说明合同价款所包括的项目，各个项目的具体内容。例如，对一个网络系统集成项目合同，其总价款就有网络设备、设备运输、设备安装调试、综合布线、软件供应及安装调试、系统集成、系统运行调试、人员**、保修期限及其保修责任等多个构成部分，在合同价款中必须对其所包括的内容和项目作出详细说明。
货物的技术规格、型号、数量。在合同主要条款中，必须对项目所涉及的货物（设备）的技术规格、品牌、型号、基本配置、原产地、生产厂家、数量等内容提出明确要求，作出明确规定，一般可用设备清单表述。
工期或交货期、保修期的规定。工期或交货期、保修期是供应商报价时考虑的主要因素，也是合同不可缺少的内容，在合同主要条款中必须提出明确要求，作出明确规定。
产品或设备质量技术要求。应根据项目采购方案，对项目所涉及的产品或设备，包括备品、配件等提出明确的技术要求，并对质量保证措施作出明确规定。
服务项目及服务规范、标准。在合同主要条款中，必须对供方应向需方提供的服务项目，包括服务项目的内容和要求，所依据的规范标准作出明确规定。
检验和验收的规定。验收是为了检验采购项目的实施情况和合同的履行情况，在合同主要条款中应详细规定验收的主体，即由哪一方组织验收，哪几方参与验收，验收时依据的标准，验收的时间，验收报告的形成及其效力，对验收不合格问题的处理等。
合同款项结算的规定。在合同主要条款中，必须明确规定合同款项结算的方式、期限，如属分期付款，则应明确付款期限和付款比例，付款时的依据和相关程序等。
违约的责任及其处理办法。按照合同法的规定，对合同履行过程中双方的违约责任以及违约时的处置办法作出规定。
合同变更、中止或者终止的规定。合同履行过程中一般不得变更、中止或者终止，但是，一旦发生了合同需要变更、中止或者终止的情形，就必须事先作出规定，这就要求在合同主要条款中对这些情形予以明确。
不可抗力因素的规定。在合同主要条款中，必须明确规定合同履行过程中的不可抗力因素，这些因素一般应包括**、自然灾害和不可预见的意外，如空难、交通事故等。（上）